Jak w 7 krokach przygotować firmę z flotą busów do nowych przepisów?

Już od 1 lipca 2026 roku zaczną obowiązywać nowe unijne przepisy, zgodnie z którymi obowiązek instalacji tachografów obejmie również busy o DMC powyżej 2,5 tony, używane w międzynarodowym przewozie towarów. To fundamentalna zmiana dla branży transportu lekkiego, dotycząca tysięcy polskich przedsiębiorstw, a montaż tachografów jest tylko jednym z wielu zadań do wykonania. Oto jak – w 7 krokach – przygotować firmę do nadchodzącej rewolucji. 

Krok 1: Analiza floty i obsługiwanych kierunków

Pierwszym, podstawowym krokiem jest dokładne sprawdzenie floty pod kątem DMC i charakteru wykonywanych przewozów, aby wyselekcjonować pojazdy, w których trzeba zamontować tachografy G2V2. Nowe przepisy obejmują busy o DMC powyżej 2,5 tony, które jeżdżą za granicę do krajów UE, EOG i Szwajcarii – zarówno nowe, jak i obecnie zarejestrowane pojazdy. Taka analiza pozwala określić ilość koniecznych do zakupu i montażu tachografów, a co za tym idzie – oszacować wysokość inwestycji i rozplanować koszty. Szacunkowa cena inteligentnego tachografu drugiej generacji G2V2 (jedynego obowiązującego!) to około 4000 zł. 

Krok 2: Zorganizowanie montażu tachografów G2V2

Firma wykorzystująca busy w przewozach międzynarodowych powinna jak najszybciej skontaktować się z autoryzowanymi serwisami tachografów, wybrać ofertę na zakup i montaż urządzeń oraz umówić terminy instalacji. Lepiej nie czekać do ostatniej chwili. Po nowym roku ceny mogą wzrosnąć, a kolejki wydłużyć się. Jeśli 1 lipca 2026 bus ma wyjechać za granicę, musi się w nim znajdować tachograf drugiej generacji G2V2. Złamanie przepisów grozi w Polsce karą 12000 zł, a także zatrzymaniem pojazdu oraz skierowaniem go do najbliższego serwisu tachografów i wyposażeniem w wymagane urządzenie.

Krok 3: Wyrobienie kart kierowców i karty przedsiębiorstwa

Aby korzystać z tachografu, każdy kierowca busa musi posiadać indywidualną kartę kierowcy, a firma transportowa – co najmniej jedną kartę przedsiębiorstwa, która umożliwia m.in. odczytywanie danych z urządzenia. To całkowita nowość dla większości busiarzy. Aby otrzymać takie karty, firma musi opłacić i złożyć wnioski do Polskiej Wytwórni Papierów Wartościowych (PWPW) – z odpowiednim wyprzedzeniem, by zdążyć przed 1 lipca 2026 roku.

Krok 4: Analiza narzędzi do zarządzania transportem 

Chociaż stosowanie technologii jest już raczej standardem branżowym – także wśród firm z flotami busów, to należy przyjrzeć się narzędziom używanym do zarządzania transportem. Na pewno od 1 lipca 2026 niezbędny będzie program do pobierania, przechowywania i analizy danych z tachografów i kart kierowców. Przy większej flocie warto zainwestować w system telematyczny, który zautomatyzuje te czynności.

Krok 5: Ocena rentowności zleceń transportowych 

Po objęciu kierowców busów przepisami z zakresu czasu pracy, przerw i odpoczynku, niektóre trasy mogą przestać być opłacalne. Wzrośnie więc rola efektywnego planowania transportu, w czym spedytorów wspierają systemy TMS. Należy przeanalizować, czy trasy realizowane z uwzględnieniem nowych wymagań pozostają rentowne, a jeśli nie – wprowadzić zmiany. Być może, dla uniknięcia opóźnień i utrzymania opłacalności zleceń, trzeba będzie zwiększyć zatrudnienie, wydłużyć terminy dostaw lub zmodyfikować trasy. 

Krok 6: Zaplanowanie szkoleń dla grup pracowników

Do nadchodzących – rewolucyjnych zmian trzeba przygotować cały personel odpowiedzialny za transport: kadrę zarządzającą, spedytorów, dysponentów, pracowników biurowych i oczywiście kierowców, którzy wkrótce zostaną prawnie zrównani z kierowcami ciężarówek. A wielu z nich nigdy nie używało tachografu. Każdy kierowca busa powinien zostać gruntownie przeszkolony – nie tylko z praktycznej obsługi urządzenia, ale też z przepisów dotyczących czasu pracy, zasad zachowania podczas kontroli czy konsekwencji łamania regulacji.

Krok 7: Dostosowanie firmowych procedur i materiałów

Końcowym etapem przygotowania do zmian jest uaktualnienie lub przygotowanie nowej dokumentacji wewnętrznej: instrukcji, regulaminów pracy, procedur postępowania w razie awarii tachografu itp. Warto wyznaczyć w firmie osobę odpowiedzialną za weryfikację znajomości i rozumienia zasad wśród personelu.

Do nowej rzeczywistości prawnej zostało zaledwie pół roku, więc przygotowania powinny nabrać tempa. Dobry plan pomoże łagodniej przejść przez zmiany – rozłożyć koszty w czasie i dostosować firmę w terminie.