Jak nowe regulacje krajowe zmieniają branżę TSL?

Branża TSL przywykła już do funkcjonowania w warunkach dynamicznych zmian prawnych. Obok przepisów unijnych, jak chociażby Pakiet Mobilności, istotny wpływ na działalność polskich przewoźników mają regulacje krajowe. Jednym z novum 2026 jest wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Ponadto, tradycyjnie już, wzrosło przeciętne wynagrodzenie w gospodarce. Wielu przedsiębiorców z branży TSL stanęło przed wyzwaniem przebudowy procesów finansowych, zwiększenia inwestycji w cyfryzację oraz dokonania ponownej kalkulacji rentowności zleceń i kierunków. 

KSeF – cyfrowa rewolucja nie ominęła branży transportowej

Jedną z najważniejszych, tegorocznych zmian dla polskich przedsiębiorstw – niezależnie od branży i wielkości, jest wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). System ten umożliwia wystawianie i odbieranie ustrukturyzowanych faktur elektronicznych, które w formacie XML trafiają bezpośrednio do centralnej bazy Ministerstwa Finansów. Obowiązek korzystania z KSeF został wprowadzony 1 lutego 2026 roku nowelizacją ustawy o VAT, a zmiany wdrażane są etapowo. Aktualnie wystawiać faktury w KSeF muszą firmy, które w ubiegłym roku odnotowały sprzedaż na poziomie pow. 200 mln zł z VAT, ale już od 1 kwietnia 2026 roku obowiązek rozciągnięty zostanie na resztę przedsiębiorców (za wyjątkiem tych najmniejszych, z obrotami miesięcznymi do 10 tys. zł).

Z jednej strony, KSeF oznacza mniej obowiązków dla firm transportowych – nie muszą one archiwizować danych czy wystawiać i wysyłać tradycyjnych faktur. Szybciej też otrzymają ewentualny zwrot VAT. Z drugiej strony jednak, sektor TSL posiadał dobrze funkcjonujące standardy branżowe w zakresie rozliczeń. Przed rzeczywistością KSeF, faktura trafiała do klienta razem z listem przewozowym CMR lub innymi wymaganymi dokumentami transportowymi. Teraz fakturę trzeba wystawić w KSeF, a pozostałe dokumenty przekazać osobno, np. pocztą lub mailem. Dla przewoźnika oznacza to dodatkowy obowiązek i rezygnację ze sprawdzonych praktyk.

Wdrożenie KSeF zmieniło również sposób rozliczania zleceń w transporcie międzynarodowym. Polscy przewoźnicy muszą wystawiać faktury w KSeF także zagranicznym kontrahentom. Jednak klient z innego kraju nie zaloguje się do systemu. Musi więc otrzymać fakturę papierową albo elektroniczną np. w formacie PDF. Spory dylemat mają też zagraniczne firmy transportowe zgłoszone w Polsce do VAT. O tym, czy dotyczy ich obowiązek korzystania z KSeF, decyduje rzeczywiste stałe miejsce prowadzenia działalności (SMDP). Jednak jego określenie w sektorze TSL bywa problematyczne. 

Podsumowując, wejście w życie KSeF doprowadziło do powstania nowych obowiązków i ryzyk operacyjnych. Firmy transportowe często wystawiają ogromną ilość faktur, a każdy błąd może spowodować opóźnienia w płatnościach i negatywnie wpłynąć na płynność finansową przedsiębiorstwa. Do rzeczywistości z KSeF przewoźnicy muszą się przygotować technicznie, co oczywiście pociąga za sobą koszty. Standardowo korzystają oni z zewnętrznych programów księgowych oraz aplikacji i systemów do zarządzania transportem, które trzeba było zintegrować z platformą KSeF, by automatycznie wysyłać faktury. Pytanie, ilu dostawców takich narzędzi zadbało o niezawodne połączenie z KSeF, a ilu pozostawiło przewoźników samych sobie…

Wzrost przeciętnego wynagrodzenia to wyższe koszty zatrudnienia

Drugą kluczową zmianą w przepisach krajowych o silnym oddziaływaniu na branżę TSL jest dynamiczny wzrost wynagrodzeń w Polsce. W 2026 roku, przeciętne prognozowane wynagrodzenie wynosi 9420 zł¹. Kwota ta zwykle stanowi podstawę do obliczania składek ZUS odprowadzanych za pracowników. Biorąc dodatkowo pod uwagę trwający deficyt kadrowy i presję płacową w branży TSL, wielu przewoźników już teraz mocno odczuło wzrost kosztów pracy. Miesięczny koszt zatrudnienia jednego kierowcy zawodowego wzrósł nawet o kilkaset złotych. Różnica wynika nie tylko z wyższych składek na ubezpieczenie społeczne, ale również z wyższej zaliczki na podatek dochodowy. 

Wzrost przeciętnego wynagrodzenia pociąga za sobą także wyższe koszty nieobecności kierowców w pracy, np. z powodu choroby lub urlopu. W skali roku, koszt jednego etatu kierowcy może wzrosnąć o kilka tysięcy złotych. Przy kilkudziesięciu kierowcach w firmie, wydatki zwiększają się nawet o kilkadziesiąt tysięcy złotych rocznie. Każdy wzrost trzeba uwzględnić podczas ustalania budżetów czy obliczania rentowności zleceń, by następnie podjąć optymalne działania, np. renegocjować stawki z kontrahentami lub dokonać selekcji kierunków i tras pod kątem opłacalności. 

Regulacje 2026 a rozwijające się trendy w polskiej branży TSL

Nowe regulacje krajowe wyraźnie zmieniają krajobraz polskiej branży TSL. Wprowadzenie KSeF napędziło trwającą cyfryzację oraz (przynajmniej w teorii) usprawniło obieg i archiwizację dokumentów, ale też wymusiło wdrożenie, zmianę lub modernizację stosowanych systemów i aplikacji. Z kolei wzrost przeciętnego wynagrodzenia zwiększył koszty zatrudnienia pracownika – bez realnego wpływu na jego pensję, którą wiele firm od nowego roku podniosło lub będzie musiało podnieść, by przyciągnąć lub zatrzymać kierowców zawodowych. Wzrost kosztów zatrudnienia wzmacnia presję na zwiększanie stawek przewozowych. Rośnie rola automatyzacji procesów oraz wykorzystania systemów do zarządzania transportem i finansami w celu podniesienia efektywności działalności. W najbliższej przyszłości ponad połowa polskich firm transportowych planuje zainwestować w technologie².

Nie ulega wątpliwości, że nowych regulacji w prawie krajowym i unijnym będzie w kolejnych latach przybywać. Dlatego zdolność przewoźnika do łatwej adaptacji do wdrażanych zmian wydaje się kluczowa dla utrzymania konkurencyjności na dynamicznym rynku.

¹Obwieszczenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 listopada 2025 r. w sprawie kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w roku 2026 oraz przyjętej do jej ustalenia kwoty prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia (M.P. poz. 1206).

²Raport Transport drogowy w Polsce 2024/2025