Wymagane dokumenty kierowcy wykonującego transport krajowy i międzynarodowy – lista

Przepisy art. 87 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (zwanej dalej UTD) nakładają na kierowcę, który realizuje przewóz drogowy krajowy lub międzynarodowy, obowiązek posiadania przy sobie szeregu dokumentów oraz ich okazania na żądanie uprawnionego organu kontroli.

Dokumenty te dotyczą nie tylko samego kierowcy, ale również prowadzonego przez niego pojazdu, uprawnień przewoźnika oraz przewożonego ładunku. Zakres niezbędnych dokumentów zależy od rodzaju przewozu. Podczas transportów realizowanych przez Silesian Logistics (tj. na terenie EU, GB, CH i NO), kierowcy najczęściej posiadają przy sobie dokumenty z poniższej listy. Opisaliśmy krótko każdy z nich.

DOKUMENTY KIEROWCY

  1. Prawo jazdy, Kod 95 i potwierdzenie posiadania badań

Prawo jazdy potwierdza posiadanie przez kierowcę uprawnień do kierowania pojazdem określonej kategorii. Do prowadzenia ciężarówki wymagane jest prawo jazdy kategorii C, a ciężarówki z przyczepą – prawo jazdy kategorii C + E. Kierowca powinien posiadać również uprawnienie do przewozu rzeczy lub osób – Kod 95, wydawane po odbyciu kursu kwalifikacji lub szkolenia okresowego. Krótkie szkolenie okresowe, odnawiające Kod 95, zwykle odbywa się co 5 lat. Kod 95 zostaje wbity do prawa jazdy. Ponadto kierowca ma przy sobie potwierdzenie posiadania ważnych badań lekarskich i psychologicznych.

  1. Karta Kierowcy, wykresówki, wydruki z tachografu

Karta Kierowcy to dokument niezbędny do prowadzenia pojazdów wyposażonych w tachograf. Kartę wkłada się urządzenia, by gromadziła dane o aktywności kierowcy – zarówno o pracy, jak i o odpoczynkach. Zapisy odręczne i wydruki z tachografu z 56 dni wstecz okazywane są na żądanie uprawnionego organu kontroli. Natomiast wykresówki dotyczą wyłącznie pojazdów wyposażonych w tachografy analogowe.

  1. Dowód osobisty lub paszport 

To dokumenty stwierdzające tożsamość kierowcy, wymagane m.in. podczas kontroli granicznej.

  1. Świadectwo kierowcy, KKK i dokument potwierdzający legalny pobyt/pracę

Świadectwo kierowcy (tzw. „czerwony dokument”) wymagane jest w transporcie międzynarodowym od kierowców niebędących obywatelami Unii Europejskiej. Dokument ten potwierdza legalne zatrudnienie kierowcy na terenie kraju wspólnotowego. Wydawany jest przez Generalny Inspektorat Transportu Drogowego. Kierowcy, którzy nie mają polskiego prawa jazdy z wbitym Kodem 95, potrzebują również Karty kwalifikacji kierowcy (KKK). Stanowi ona potwierdzenie posiadania uprawnień do kierowania zawodowo pojazdem danej kategorii. Często kierowcy na trasach międzynarodowych mają przy sobie także umowę o pracę oraz inne dokumenty pracownicze. Przy czym nie istnieją przepisy obligujące kierowcę do posiadania w pojeździe aktualnej umowy z pracodawcą.

  1. Zgłoszenie IMI

Gdy kierowca wykonuje transport drogowy międzynarodowy typu kabotaż lub cross trade (przerzuty), należy dokonać zgłoszenia delegowania w systemie IMI – specjalnym portalu udostępnionym przez Komisję Europejską. Portal ten służy do składania oświadczeń o oddelegowaniu oraz do odpowiadania na wnioski o dokumenty władz krajowych. Po dokonaniu zgłoszenia w krajach załadunku/rozładunku, z systemu pobiera się formularz, który należy przewozić w kabinie. Akceptowana jest również wersja elektroniczna. 

  1. Zaświadczenie A1 z ZUS

Dokument ten stanowi potwierdzenie, że kierowca realizujący transport międzynarodowy podlega polskiemu ubezpieczeniu społecznemu. Jest zatrudniony przez polskiego przedsiębiorcę, więc składki z tego tytułu powinny być opłacane w Polsce. To forma ochrony przed podwójnym odprowadzaniem składek (w dwóch krajach). Zaświadczenie A1 wydaje ZUS na wniosek. Posiadają go kierowcy wykonujący przewozy na terenie krajów Unii Europejskiej, EOG i Szwajcarii, ponieważ może być wymagany podczas kontroli.

  1. Zaświadczenie ADR (opcjonalnie)

Dokument ten wymagany jest od kierowców, którzy przewożą towary niebezpieczne. Aby otrzymać takie zaświadczenia, należy ukończyć kurs ADR konkretnej klasy i zdać egzamin.

  1. Dokumenty z hoteli 

Przepisy rozporządzenia (WE) nr 561/2006 zobowiązują każdego kierowcę, który wykonuje przewóz drogowy na terytorium państw członkowskich UE, do odbywania regularnego, tygodniowego odpoczynku poza kabiną pojazdu, trwającego minimum 45 godzin. Obowiązek ten dotyczy wszystkich kierowców niezależnie od formy zatrudnienia (np. umowa o pracę, kontrakt b2b). Odpoczynek powinien odbywać się w miejscu o odpowiednich warunkach sanitarnych, które zapewnia komfortowy sen. Zgodnie ze stanowiskiem Komisji Europejskiej, organy kontrolne mają prawo do zweryfikowania sposobu odbierania odpoczynku przez kierowcę, ale nie musi on okazywać rachunków czy faktur za nocleg. Kierowca zachowuje dokumenty z obiektów hotelowych dla celów dowodowych i rozliczeniowych.

  1. Certyfikat ETA (przewóz UE – UK)

Od 2 kwietnia 2025 roku, kierowca wykonujący transport do Wielkiej Brytanii musi posiadać elektroniczny certyfikat Electronic Travel Authorization (ETA), przypisany do swojego paszportu. Nowy obowiązek dotyczy wszystkich podróżujących (z małymi wyjątkami), w tym kierowców zawodowych. Certyfikat ETA ważny jest przez 2 lata od daty wystawienia lub do momentu utraty ważności paszportu. Wymiana paszportu wiąże się z koniecznością uzyskania nowego certyfikatu ETA. Wniosek o certyfikat ETA należy złożyć w formie elektronicznej za pośrednictwem dedykowanej aplikacji mobilnej UK ETA App lub przez stronę rządową. Certyfikat ETA jest niezbędny do legalnego przekroczenia granicy brytyjskiej.

  1. Checklist (przewóz do UK)

Firmy realizujące transporty do Wielkiej Brytanii muszą zadbać o odpowiednie przygotowanie swoich pojazdów i zatrudnianych kierowców. Urząd Border Force nakłada ogromne kary finansowe m.in. za przewóz nielegalnych imigrantów – także odbywający się bez jakiejkolwiek wiedzy przewoźnika czy kierowcy. Przewoźnik ma obowiązek wdrożyć określone procedury zabezpieczające przed wtargnięciem do pojazdu nielegalnych imigrantów. Duża odpowiedzialność ciąży na kierowcy zawodowym. Wioząc ładunek do Wielkiej Brytanii, musi on posiadać przy sobie listę kontrolną (tzw. Checklist) zgodną z wytycznymi Border Force. Dokument ten potwierdza wdrożenie przez przewoźnika efektywnego systemu zabezpieczeń oraz wykonanie przez kierowcę zbioru czynności, które miały zapobiec wtargnięciu do pojazdu nieupoważnionych osób. Checklistę należy uzupełniać na bieżąco oraz okazywać uprawnionym służbom w razie kontroli.

DOKUMENTY POJAZDU

  1. Dowód rejestracyjny i polisa OC

To dwa podstawowe dokumenty dotyczące pojazdu. Warto wiedzieć, że w Polsce kierowca nie musi przewozić ich w kabinie, jednak nie jest to standard globalny czy europejski. Dlatego podczas wykonywania transportu międzynarodowego, kierowca powinien mieć przy sobie zarówno dowód rejestracyjny pojazdu z potwierdzeniem przejścia badania technicznego, jak również polisę OC potwierdzającą posiadanie ważnego, obowiązkowego ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej. 

  1. Upoważnienie do korzystania z pojazdu

Dokument ten wymagany jest w przypadku prowadzenia pojazdu leasingowanego. Potwierdza prawo do dysponowania pojazdem przez kierowcę. Należy w nim wskazać dane kierowcy i dane pojazdu. Dla bezpieczeństwa warto zaopatrzyć kierowcę w polską i angielską wersję językową upoważnienia.

  1. Świadectwa zgodności pojazdu z normami

Pojazdy wyposażone w silniki spalinowe, w mniejszym lub większym stopniu oddziałują na środowisko naturalne. Dlatego od lat na terenie Unii Europejskiej i Europejskiego Obszaru Gospodarczego obowiązują standardy emisji spalin EURO. Normy EURO wprowadzają limity w zakresie emisji spalin dla nowo produkowanych pojazdów. Wytyczne różnią się w zależności od m.in. rodzaju pojazdu i są regularnie aktualizowane. Środek transportu, który nie spełnia obowiązujących norm EURO, nie zostanie wprowadzony do sprzedaży. Natomiast poruszanie się pojazdem zgodnym ze starszymi normami EURO, może w niektórych miejscach wiązać się z dodatkowymi opłatami. Zgodność z normami EURO jest wymagana podczas przejazdu przez miasta objęte Strefą Czystego Transportu. Ponadto w Europie istnieją setki Stref Niskiej Emisji. Pojazdy niespełniające norm emisji EURO 6, a więc odpowiadające za wysoki poziom zanieczyszczeń, zwykle muszą uiszczać najwyższe opłaty za przejazd i parkowanie. W każdym państwie obowiązują inne przepisy. W Niemczech wjazd do Strefy Niskiej Emisji spalin jest możliwy wyłącznie z naklejką ekologiczną (Umweltplakette). Zielona naklejka oznacza prawidłową normę emisji spalin. Normę EURO dla danego pojazdu można sprawdzić online po numerze rejestracyjnym. Znajduje się również w dokumentach pojazdu: świadectwie zgodności WE, świadectwie zgodności, dopuszczeniu jednostkowym pojazdu, decyzji o uznaniu dopuszczenia jednostkowego pojazdu lub świadectwie dopuszczenia indywidualnego WE pojazdu.

  1. Winiety

Transport krajowy i międzynarodowy wiąże się z opłatami drogowymi, gdy przejazd odbywa się drogami płatnymi. Poszczególne kraje, w tym państwa członkowskie UE, stosują różne rozwiązania w zakresie pobierania opłat drogowych. Potwierdzeniem opłacenia dostępu do danych dróg przez określony czas jest winieta. Winiety kupuje się w wersjach papierowych lub elektronicznych. Do opłacania przejazdów płatnymi drogami służą również specjalne systemy, jak system poboru opłaty elektronicznej e-TOLL. Nalicza on opłaty na podstawie pokonanych tras. Rejestracja w e-TOLL jest obowiązkowa przed przejazdem po odcinkach dróg płatnych, zarządzanych przez Generalną Dyrekcję Dróg Krajowych i Autostrad, m.in. dla właścicieli pojazdów o dopuszczalnej masie całkowitej powyżej 3,5 tony.

  1. Świadectwa wymagane w związku z transportem określonych towarów

Dokumenty te potwierdzają, że pojazd jest dostosowany do transportu ładunków specjalnych. Chodzi m.in. o świadectwo powiatowego lekarza weterynarii zatwierdzające pojazd do transportu żywych zwierząt, świadectwo dopuszczenia pojazdu zgodnie z przepisami ADR do przewozu materiałów niebezpiecznych czy świadectwo ATP uprawniające do przewozu żywności i towarów szybko psujących się.

DOKUMENTY DOTYCZĄCE UPRAWNIEŃ PRZEWOŹNIKA

  1. Potwierdzenie posiadania uprawnień do wykonywania transportu drogowego

Aby legalnie wykonywać transport drogowy, kierowca powinien przewozić w kabinie wypis z zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego albo wypis z licencji wspólnotowej. Pierwszy dokument dotyczy przewoźników wykonujących wyłącznie transport krajowy, natomiast drugi przewoźników realizujących transport międzynarodowy. Licencja wspólnotowa zezwala przewoźnikowi na zarobkowy przewóz przedmiotów w obrębie krajów unijnych bez konieczności uzyskiwania zgody każdego kraju członkowskiego. Licencję wydaje Główny Inspektorat Transportu Drogowego (GITD) na wniosek.

DOKUMENTY DOTYCZĄCE ŁADUNKU

  1. Dokumenty przewozowe

List przewozowy (krajowy lub CMR) to dokument potwierdzający zawarcie umowy przewozu. Zawiera dane nadawcy, odbiorcy i przewoźnika, ważne informacje o ładunku, jak masa, ilość sztuk, rodzaj opakowania i oznaczenia, a także szczegóły przewozu. Może stanowić podstawę do wydania ładunku. W transporcie samochodowym list przewozowy określany jest jako CMR (skrót od Konwencji o umowie międzynarodowego drogowego transportu towarów). Z kolei międzynarodowy list CMR niezbędny jest do wykonania drogowego transportu międzynarodowego. Potwierdza on zawarcie umowy transportu drogowego towarów. W przypadku przewozu kabotażowego, tj. zarobkowego transportu ładunków na terenie jednego państwa pojazdem zarejestrowanym w innym kraju, wymagane są, oprócz międzynarodowego listu przewozowego CMR, także listy przewozowe dla każdej wykonanej kabotażowej usługi transportowej oraz faktury za zrealizowane kabotaże.

  1. Instrukcja bezpieczeństwa ADR

Pisemna instrukcja ADR, inaczej karta bezpieczeństwa, jest dokumentem obligatoryjnie dostarczanym kierowcy pojazdu, którym transportowane mają być towary niebezpieczne (ADR). Instrukcja opisuje czynności, które należy podjąć w razie wypadku lub awarii. Zawiera także spis artykułów ochrony ogólnej i indywidualnej oraz wzory nalepek i oznaczeń stosowanych podczas przewozów ADR. Znajdują się w niej również dodatkowe wskazówki dla załogi pojazdu, dotyczące zagrożeń stwarzanych przez ładunki niebezpieczne określonych klas. Pisemną instrukcję ADR kierowca powinien przechowywać w kabinie w łatwo dostępnym miejscu wraz z pozostałą dokumentacją, tj. listem przewozowym ADR, dokumentem tożsamości, zaświadczeniem ADR, świadectwem dopuszczenia pojazdu oraz innymi dokumentami, które mogą być wymagane podczas transportu ADR i podlegać kontroli przez uprawnione organy.

  1. Dokumenty wymagane przy przewozie odpadów

Kierowca pojazdu transportującego odpady, zarówno w kraju, jak i na trasach międzynarodowych, powinien mieć przy sobie szereg dokumentów. Aktualnie nie ma już obowiązku posiadania papierowego zezwolenia na transport odpadów. Najważniejszym dokumentem w Polsce jest Karta Przekazania Odpadów (KPO). Zawiera ona informacje o typie i ilości przewożonych odpadów, dane nadawcy i odbiorcy oraz dane przewoźnika, w tym numer identyfikacyjny z systemu BDO. Przewoźnik ma obowiązek posiadania potwierdzenia z systemu BDO, które stwierdza zgodność danych w KPO ze stanem rzeczywistym transportowanych odpadów. Ponadto niezbędne jest prawidłowe oznakowanie pojazdów i naczep. W przypadku międzynarodowego transportu, obowiązuje notyfikacja transgranicznego przemieszczania odpadów (na podstawie rozporządzenia WE nr 1013/2006). Jeżeli odpady klasyfikowane są jako towary niebezpieczne, konieczne jest posiadanie dokumentacji ADR, w tym karty charakterystyki substancji (SDS).

  1. Numer SENT (opcjonalnie)

System SENT zapewnia monitorowanie przewozu towarów uznanych za wrażliwe podatkowo, jak paliwa, alkohol etylowy, oleje opałowe i smarowe, beton gotowy do wylania czy wybrane produkty spożywcze i substancje chemiczne. Przewożenie takich towarów wymaga rejestracji i dokonania zgłoszenia transportu przed jego rozpoczęciem na platformie PUESC. Następnie uzyskuje się numer referencyjny SENT.

  1. Zezwolenie na przejazd nienormatywny (opcjonalnie)

Gdy parametry pojazdu, jak naciski osi, wymiary lub masa całkowita, z ładunkiem lub bez, przekraczają normy transportowe, określone w przepisach ustawy z dnia 20 czerwca 1997 r. Prawo o ruchu drogowym, mówi się o transporcie nienormatywnym (inaczej ponadgabarytowym). Do ładunków nienormatywnych często kwalifikują się elementy konstrukcyjne i maszyny budowlane. Ruch pojazdu nienormatywnego jest dozwolony pod kilkoma warunkami. Przede wszystkim wymaga uiszczenia opłaty i uzyskania zezwolenia na przejazd odpowiedniej kategorii od właściwego organu. Co do zasady, wnioski o zezwolenie na przejazd pojazdu nienormatywnego podmioty zagraniczne składają w siedzibie Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad w Warszawie, natomiast podmioty krajowe w siedzibie jednego z oddziałów Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad.

  1. Zezwolenie na przewóz zwierząt 

Zasady komercyjnego transportu żywych zwierząt regulują przepisy unijne, w szczególności Rozporządzenie Rady (WE) NR 1/2005 z 22 grudnia 2004 roku w sprawie ochrony zwierząt podczas transportu i związanych z tym działań. Kierowca przewożący zwierzęta musi posiadać świadectwo kwalifikacji zawodowych, wydane na podstawie szkolenia i pomyślnego wyniku egzaminu. Transport zwierząt na odległość powyżej 65 km wymaga uzyskania zezwolenia przez przewoźnika. Dokument wydaje właściwy organ państwa, w którym siedzibę lub przedstawicielstwo ma przedsiębiorstwo. Warunkiem otrzymania zezwolenia jest dysponowanie odpowiednią liczbą pracowników oraz właściwym wyposażeniem i procedurami operacyjnymi. Transporty trwające ponad 8h wymagają od wnioskodawcy przedstawienia świadectwa kwalifikacji zawodowych kierowców i osób towarzyszących, świadectwa zatwierdzenia środka transportu do użytku, danych o monitorowaniu i rejestrowaniu ruchu pojazdu oraz planów kryzysowych na nagłe sytuacje. W przypadku transportu międzynarodowego zwierząt, kierowca musi posiadać plan podróży sporządzony przez organizatora transportu. Zawiera on m.in. informacje o identyfikacji zwierząt, osobach odpowiedzialnych, miejscu wyjazdu i przeznaczenia oraz kontrolach. Zezwolenia takie rejestrowane są w elektronicznej bazie danych i pozostają aktualne przez 5 lat. 

  1. Dokumenty przy przewozie promami i pociągami 

Przy przeprawie promowej z reguły obowiązują takie same dokumenty, jak te, z którymi kierowca jeździ po drogach. Wjeżdżając do portu, powinien on mieć przy sobie dowód osobisty lub paszport, numer rezerwacji, list CMR dotyczący ładunku oraz dokumentację obowiązującą przy transporcie żywych zwierząt lub towarów niebezpiecznych (ADR), o ile taki ładunek przewozi. Na podstawie w/w dokumentów, kierowca otrzymuje kartę pokładową. Transport ADR na promie dodatkowo wiąże się z koniecznością wypełnienia Deklaracji Ładunku Niebezpiecznego (DGN). Zawiera ona informacje o przewożonych materiałach, ograniczeniach w przewozie oraz podmiocie nadającym i odbierającym towary niebezpieczne. Bardzo ważnymi elementami dokumentu są daty i podpisy nadawcy i osoby odpowiedzialnej za załadunek. Wzór DGN można pobrać z internetu. 

Natomiast w transporcie kolejowym wymagane mogą być następujące dokumenty przewozowe:

  1. Numer ITU z systemu RO e-Transport (Rumunia)

Transport towarów na terenie Rumunii podlega wcześniejszemu, obligatoryjnemu zgłoszeniu w systemie monitorowania przewozu RO e-Transport. Do systemu wprowadza się informacje o nadawcy i odbiorcy ładunku, właściwościach i wartości przewożonego towaru, miejscu załadunku i rozładunku oraz o pojeździe. Na tej podstawie system generuje unikatowy numer ITU, który przewoźnik umieszcza w dokumentach przewozowych. Kod ten umożliwia władzom identyfikację transportowanego ładunku. Jeszcze kilka lat temu zgłoszeniu w systemie RO e-Transport podlegał wyłącznie krajowy transport drogowy towarów o wysokim ryzyku fiskalnym. Aktualnie obowiązkiem tym objęty jest międzynarodowy transport drogowy wszystkich towarów. Każdy przewóz kończący się lub rozpoczynający w Rumunii musi zostać zgłoszony do systemu. Monitorowaniu nie podlegają jedynie przewozy tranzytowe realizowane przez zagranicznych przewoźników (przejazd przez kraj bez rozładunku).

  1. Numer EKAER (Węgry)

Electronic Public Road Trade Control System (EKAER) to rozwiązanie stworzone w celu monitorowania przestrzegania obowiązków podatkowych, powstających w związku z transportem drogowym towarów na terytorium Węgier z dowolnego państwa członkowskiego Unii Europejskiej. Obowiązek raportowania spoczywa, co do zasady, na węgierskim nadawcy lub odbiorcy. Przewoźnik lub organizator transportu, przed rozpoczęciem transportu, musi uzyskać od podatnika (odbiorcy towaru, który działa na terytorium Węgier) numer zgłoszenia EKAER. 

Transport konkretnego rodzaju towaru do danego kraju może wymagać zgromadzenia innych lub dodatkowych dokumentów. W Silesian Logistics jesteśmy zawsze na bieżąco z prawem transportowym obowiązującym we wszystkich obsługiwanych państwach. Biegła znajomość przepisów to podstawa sprawnego i bezpiecznego dostarczenia ładunku.